창원특례시청에서는 최근 행정업무 효율을 높이기 위해
실시간 자료 와 데이터 취합 및 집계 프로그램 이체크폼 솔루션을 도입했습니다.
이 프로그램은 각 부서에서 제출해야 하는
다양한 자료 및 데이터, 각종 문서 파일(한글, PDF, 엑셀, 워드, 파워포인트, 이미지)를
실시간으로 취합 및 집계하며,
행정의 속도와 정확성을 동시에 향상시키는 솔루션입니다.
문서 파일은 HWP, HWPX, PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX, PPT, PPTX, JPG, PNG 등의
확장자 파일을 부세에서 개별 제출하면 하나의 파일로 합쳐서 다운이 되도록 하는
기능을 제공합니다.
특히 지자체에서 부서별로 제출이 필요한 보고서,
주간 업무보고, 월간 주요업무계획, 중요 업무보고 등 방대한 자료를
쉽게 하나의 파일로 합치는 기능을 이용하여 효율적으로 관리할 수 있도록 설계된 시스템으로,
담당자들의 업무 부담을 획기적으로 줄여주고 있습니다.
어떤 식으로 응용하는지, 한 번 더 알아보도록 하겠습니다.
실시간 자료집계 프로그램
실시간으로 진행 현황을 확인하는 스마트 시스템
이체크폼의 가장 큰 장점은 실시간 자료와 데이터 집계 프로그램의
핵심이라 할 수 있는 진행 상황 모니터링 기능입니다.
각 부서에서 입력 진행 상태를 ‘미진행’, ‘작성중’, ‘제출완료’ 상태 등으로
표시하여 제출 마감전 담당자가 쉽게 확인하여 독력 할 수 있어
자료, 데이터, 문서를 취합 및 집계 하는데 시간을 획기적으로 개선하였으며,
이 기능 덕분에 보고서 제출 지연이나 누락 문제를 사전에 예방할 수 있습니다.
이체크폼은 갑자기 발생하는 보고업무 발생 시 조립 방식의 입력 서식과 양식을
신속히 만들어 대상 부서에 전달되어 긴급 취합하고 담당자가 보고서를 만들고
제출하여 긴급 업무에 대응하는데 매우 효율적으로 대처합니다.
데이터 일관성 확보로 정확도 향상
엑셀이나 한글 파일로 수작업 취합할 때
발생하던 데이터 불일치 문제를,
이체크폼 솔루션은
모든 입력 항목이 동일한 구조로 설정되어 있어
데이터의 속성별 일관성을 유지할 수 있습니다.
이러한 구조화된 데이터 수집 방식은 향후 통계 분석이나
행정 보고에도 큰 도움이 되며, 실시간 자료집계 프로그램의
신뢰도를 높이는 핵심 요소입니다.
조직도 기반 맞춤형 설정
이체크폼 프로그램은 조직도 및 인사정보와 연계되어,
각 부서별 담당자에게 자동으로 서식을 배포할 수 있습니다.
로그인 계정을 통합하여 혼선을 줄였고,
부서 이동이나 인사 변경 시에도 자동으로
업데이트되는 시스템을 갖추고 있습니다.
이를 통해 작성 대상 지정, 알림 설정 등
관리 기능이 강화되었으며, 공공기관 특유의
복잡한 행정 구조에 적합한 솔루션으로 평가받고
있습니다.
‘서식형’ 중심 업무 지원
이체크폼은 단순히 문서만 취합하는 수준을 넘어,
업무 특성에 맞춘 다양한 취합 유형을 제공합니다.
특히 서식형 취합은 주간·월간 보고서 등
정형화된 양식 관리에 최적화된
실시간 자료집계 프로그램의 핵심 기능 등을
엿보는 것이 가능합니다.
이처럼 반복적으로 작성해야 하는 문서를
시스템 내에서 자동 배포 및 취합함으로써,
행정 효율이 크게 향상되었습니다.
특히, 각 부서별 제출 기한을 자동 알림으로
안내하는 프로그램 기능은
업무 누락을 방지하는 데 큰 효과를 보였습니다.
목록형 서식
반면, ‘목록형 서식’은 현황 조사 및
자료 관리 중심의 업무에 특화된 솔루션입니다.
기간제 근로자나 시설 점검 현황 등 지속적으로
변동되는 데이터를 신속하게 갱신할 수 있어,
공공 데이터 관리에 적합한 구조를 갖추고 있습니다.
이러한 목록형 취합 기능은 표 형식 데이터를
빠르게 수집하고, 자동으로 통계화할 수 있는
강력한 시스템을 제공합니다.
덕분에 창원특례시청은 행정 데이터의 투명성과
신속성을 모두 확보하게 되었습니다.
문서 취합(문서 합치기)
이체크폼은 단순한 보고서 작성 도구가 아니라,
행정업무 전체를 디지털로 연결하는 종합 솔루션입니다.
데이터의 흐름을 한눈에 파악할 수 있는
이 프로그램을 통해 창원특례시청은 효율적이고
체계적인 업무 문화를 구축했습니다.
앞으로도 이러한 실시간 자료집계 프로그램의 도입은
전국 지자체로 확산될 것으로 기대됩니다.
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